ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT- W SPRAWIE WYBORU MIEJSCA NA ORGANIZACJĘ VIII KONWENTU ZARZĄDÓW REGIONALNYCH ODDZIAŁÓW KIDP W DNIACH 1-3.10.2021 R.
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT- W SPRAWIE WYBORU MIEJSCA NA ORGANIZACJĘ VIII KONWENTU ZARZĄDÓW REGIONALNYCH ODDZIAŁÓW KIDP W DNIACH 1-3.10.2021 R.
Mazowiecki Oddział Krajowej Izby Doradców Podatkowych (Zamawiający) informuje, że wszczęta została procedura ofertowa na przygotowanie Konwentu Zarządów KIDP, który odbędzie się w terminie 1-3 października 2021 r.
Postępowanie ofertowe na wybór miejsca na potrzeby organizacji VIII Konwentu Zarządów KIDP prowadzone jest w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, w szczególności na podstawie art. 70 Kodeksu Cywilnego, a ponadto na podstawie działania Regulaminu Komisji Ofert Krajowej Rady Doradców Podatkowych. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
Postępowanie ofertowe na wybór hotelu na potrzeby organizacji VIII Konwentu Zarządów Krajowej Izby Doradców Podatkowych ma charakter otwarty i będzie prowadzone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania oferentów.
Warunki jakie powinna spełniać oferta na wybór hotelu na potrzeby organizacji VIII Konwentu Zarządów KIDP:
Zjazd trwa 3 dni, odbywa się w piątek, sobota, niedziela. Krajowa Izba Doradców Podatkowych jest zainteresowana zarówno wynajmem sal konferencyjnych (na 3 dni), jak również zapewnieniem noclegów dla uczestników Zjazdu (2 doby hotelowe)
(Przewidywany termin 1-3.10.2021 r.)
Z powyższym Mazowiecki Oddział KIDP za pośrednictwem Oddziału Warmińsko-Mazurskiego KIDP składamy zapytanie ofertowe dotyczące wynajmu miejsc noclegowych, wyżywienia oraz zapewnienia zaplecza konferencyjnego.
1. Zapytanie ofertowe w zakresie:
Hotel:
Obiekt położone na terenie Warmii i Mazur.
Pokoje:
1. Zapytanie ofertowe w zakresie:
Hotel:
Obiekt położone na terenie Warmii i Mazur.
Pokoje:
• Miejsca noclegowe w pokojach jedno i dwuosobowych (dla jednej osoby) dla: 80-100 osób z możliwością zwiększenia bądź zmniejszenia o 15-25% na 2 doby hotelowe nocleg 01.10 i 02.10.2021 r.
• W pokojach hotel zapewnia bezpłatny dostęp do Internetu o wysokich przepustowościach
• Ostateczna lista gości zostanie przekazana do hotelu na 7 dni przed planowanym przyjazdem gości
• W pokojach hotel zapewnia bezpłatny dostęp do Internetu o wysokich przepustowościach
• Ostateczna lista gości zostanie przekazana do hotelu na 7 dni przed planowanym przyjazdem gości
Sale konferencyjne wynajmowane przez 3 dni (piątek/sobota/niedziela) (dostępne dla organizatora od piątku od godziny 12.00 w trybie ciągłym do godziny 14.00 w niedzielę):
• 1 sala na ok. 100-120 osób (sala plenarna)
- Możliwość podłączenia zasilania do laptopów
- Ekran
- Projektor
- Bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu ( WiFi )
- Nagłośnienie+ mikrofony
• 3-4 sale na ok. 30-50 osób:
- Ekran
- Projektor
- Bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu
- Nagłośnienie+ mikrofony
Catering:
- Możliwość podłączenia zasilania do laptopów
- Ekran
- Projektor
- Bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu ( WiFi )
- Nagłośnienie+ mikrofony
• 3-4 sale na ok. 30-50 osób:
- Ekran
- Projektor
- Bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu
- Nagłośnienie+ mikrofony
Catering:
• 1 dzień Zjazdu ( 01.10.2021 r.)
- obiad ( 14.30-15.30 )
- kolacja ( 18.00 -20.00)
- kawa, herbata, woda gazowana/niegazowana, ciastka - do dyspozycji w trakcie obrad (16.00-17.30)
- obiad ( 14.30-15.30 )
- kolacja ( 18.00 -20.00)
- kawa, herbata, woda gazowana/niegazowana, ciastka - do dyspozycji w trakcie obrad (16.00-17.30)
• 2 dzień Zjazdu (02.10.2021 r.)
- śniadanie ( 8.00-9.30)
- obiad ( 14.00-15.00)
- uroczysta kolacja (19.00-23.00)
- 2 przerwy kawowe, w tym jedna z kanapkami
- kawa, herbata, woda gazowana/niegazowana, ciastka, owoce ( w godzinach 10.00-14.00 i druga 15.30-18.00)
• 3 dzień Zjazdu (03.10.2021 r.)
- śniadanie (7.30 -9.30)
Parking
Hotel zapewnia parking strzeżony lub dozorowany przy hotelu
Warunki płatności
- śniadanie ( 8.00-9.30)
- obiad ( 14.00-15.00)
- uroczysta kolacja (19.00-23.00)
- 2 przerwy kawowe, w tym jedna z kanapkami
- kawa, herbata, woda gazowana/niegazowana, ciastka, owoce ( w godzinach 10.00-14.00 i druga 15.30-18.00)
• 3 dzień Zjazdu (03.10.2021 r.)
- śniadanie (7.30 -9.30)
Parking
Hotel zapewnia parking strzeżony lub dozorowany przy hotelu
Warunki płatności
• Przelew w ciągu 14 dni od daty otrzymania FV – za usługi świadczone przez hotel w ramach podpisanej umowy , możliwość zaliczkowania.
• Wszelkie dodatkowe usługi nieujęte w umowie np. mini bar, indywidualna gastronomia i room service, telefony itp. regulowane są indywidualnie przez gości.
Oferta powinna być:
• Wszelkie dodatkowe usługi nieujęte w umowie np. mini bar, indywidualna gastronomia i room service, telefony itp. regulowane są indywidualnie przez gości.
Oferta powinna być:
- sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej
- umieszczona w kopercie opisanej: nazwa i adres Warmińsko-Mazurskiego Oddziału KIDP (ul. Towarowa 3 pok. 17-18, 10-416 Olsztyn), nazwa i adres oferenta, napis: „procedura ofertowa na wybór hotelu na potrzeby organizacji VIII Konwentu Zarządów KIDP” i przekazana do siedziby Warmińsko-Mazurskiego Oddziału KIDP.
- złożona wraz z terminem jej ważności
- umieszczona w kopercie opisanej: nazwa i adres Warmińsko-Mazurskiego Oddziału KIDP (ul. Towarowa 3 pok. 17-18, 10-416 Olsztyn), nazwa i adres oferenta, napis: „procedura ofertowa na wybór hotelu na potrzeby organizacji VIII Konwentu Zarządów KIDP” i przekazana do siedziby Warmińsko-Mazurskiego Oddziału KIDP.
- złożona wraz z terminem jej ważności
Oferty można składać od dnia publikacji ogłoszenia na stronie internetowej Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Krajowej Izby Doradców Podatkowych oraz Mazowieckiego Oddziału Krajowej Izby Doradców Podatkowych.
Adres : https://warminsko-mazurski.kidp.pl/ , https://mazowiecki.kidp.pl/
Możliwość złożenia oferty mailowo w trybie zaszyfrowania z podaniem kodu w oddzielnym mailu
Adres mailowy: mazowiecki@kidp.pl
Adres : https://warminsko-mazurski.kidp.pl/ , https://mazowiecki.kidp.pl/
Możliwość złożenia oferty mailowo w trybie zaszyfrowania z podaniem kodu w oddzielnym mailu
Adres mailowy: mazowiecki@kidp.pl
Termin składania ofert upływa w dniu 1 czerwca 2021 r. o godzinie 16.00 – decyduje data wpływu do Oddziału Warmińsko-Mazurskiego KIDP na adres ul. Towarowa 3 pok. 17-18, 10-416 Olsztyn lub mailowo do godziny 16 .00 na adres mazowiecki@kidp.pl .
Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone oferentom bez otwierania.
Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone oferentom bez otwierania.
Dodatkowe warunki przygotowania oferty
1. Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji oferenta. Do oferty powinny być załączone pełnomocnictwa (w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie), jeżeli uprawnienie do reprezentacji oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych;
2. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty;
3. Złożone w terminie oferty nie podlegają zwrotowi;
4. Złożone oferty podlegać będą wstępnej prekwalifikacji;
5. Zamawiający zastrzega możliwość wezwania oferenta do przedstawienia dodatkowych pisemnych lub ustnych wyjaśnień dotyczących złożonej oferty oraz uzupełnienia brakujących dokumentów w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie;
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwolnienia z odpowiedzialności wynikającej z umowy z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy, gdy to niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem działania siły wyższej. Przez pojęcie siły wyższej rozumie się kataklizmy sił przyrody, wojny, strajki, stany zagrożenia epidemicznego oraz stan pandemii, lokauty, zarządzenia władz, itp., których strony nie mogły przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności. W przypadku wystąpienia siły wyższej Zamawiający zgadza się na współpracę i dołożenie wszelkich starań by przełożyć datę planowanej imprezy na datę w ciągu dwóch miesięcy od daty planowanego wydarzenia.
1. Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji oferenta. Do oferty powinny być załączone pełnomocnictwa (w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie), jeżeli uprawnienie do reprezentacji oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych;
2. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty;
3. Złożone w terminie oferty nie podlegają zwrotowi;
4. Złożone oferty podlegać będą wstępnej prekwalifikacji;
5. Zamawiający zastrzega możliwość wezwania oferenta do przedstawienia dodatkowych pisemnych lub ustnych wyjaśnień dotyczących złożonej oferty oraz uzupełnienia brakujących dokumentów w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie;
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwolnienia z odpowiedzialności wynikającej z umowy z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy, gdy to niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem działania siły wyższej. Przez pojęcie siły wyższej rozumie się kataklizmy sił przyrody, wojny, strajki, stany zagrożenia epidemicznego oraz stan pandemii, lokauty, zarządzenia władz, itp., których strony nie mogły przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności. W przypadku wystąpienia siły wyższej Zamawiający zgadza się na współpracę i dołożenie wszelkich starań by przełożyć datę planowanej imprezy na datę w ciągu dwóch miesięcy od daty planowanego wydarzenia.
Dodatkowe informacje o prowadzonym postępowaniu w zakresie wyboru oferty:
1. Po zakończeniu pierwszego etapu postępowania tj. zbierania ofert Zamawiający skieruje do wybranych oferentów zaproszenie do prowadzenia negocjacji w zakresie ustalenia szczegółów oferty;
2. Po przeprowadzeniu drugiego etapu postępowania (negocjacje w zakresie ustalenia szczegółów oferty) Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty. Wybór oferty nie jest tożsamy z zawarciem umowy;
3. W przypadku, gdy oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy w terminie określonym przez Zamawiającego, Zamawiający może zawrzeć umowę z innym z oferentów lub zakończyć prowadzone postępowanie bez zawarcia umowy;
4. Zamawiający zastrzega prawo do zakończenia postępowania lub jego unieważnienia na każdym etapie nie dokonując wyboru oferenta;
5. Zamawiający zastrzega prawo do zmiany warunków prowadzonego postępowania na każdym jego etapie;
6. Podmiotom zainteresowanym udziałem w postępowaniu ofertowym, w tym oferentom, nie będą przysługiwały względem Krajowej Izby Doradztwa Podatkowego żadne roszczenia w związku ze: zmianą warunków postępowania, jego zakończeniem, unieważnieniem bez wyboru oferenta, czy też dokonanym wyborem oferenta, który według uznania Zamawiającego przedłożył najkorzystniejszą ofertę.
1. Po zakończeniu pierwszego etapu postępowania tj. zbierania ofert Zamawiający skieruje do wybranych oferentów zaproszenie do prowadzenia negocjacji w zakresie ustalenia szczegółów oferty;
2. Po przeprowadzeniu drugiego etapu postępowania (negocjacje w zakresie ustalenia szczegółów oferty) Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty. Wybór oferty nie jest tożsamy z zawarciem umowy;
3. W przypadku, gdy oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy w terminie określonym przez Zamawiającego, Zamawiający może zawrzeć umowę z innym z oferentów lub zakończyć prowadzone postępowanie bez zawarcia umowy;
4. Zamawiający zastrzega prawo do zakończenia postępowania lub jego unieważnienia na każdym etapie nie dokonując wyboru oferenta;
5. Zamawiający zastrzega prawo do zmiany warunków prowadzonego postępowania na każdym jego etapie;
6. Podmiotom zainteresowanym udziałem w postępowaniu ofertowym, w tym oferentom, nie będą przysługiwały względem Krajowej Izby Doradztwa Podatkowego żadne roszczenia w związku ze: zmianą warunków postępowania, jego zakończeniem, unieważnieniem bez wyboru oferenta, czy też dokonanym wyborem oferenta, który według uznania Zamawiającego przedłożył najkorzystniejszą ofertę.
